¿Cómo ahorrar dinero al planificar un viaje corporativo de tu empresa?

Un viaje de empresa bien planificado puede hacer que tu empresa ahorre dinero y brinde a tus empleados una gran experiencia. Sigue estos consejos para tener un buen viaje corporativo.

¿Cómo ahorrar dinero al planificar un viaje corporativo de tu empresa?
Aeropuerto de Lavacolla Santiago de Compostela.
Un avión en la terminal del aeropuerto de Santiago - Rosalía de Castro.

Los viajes de negocios pueden llegar a ser caros, pero no tienen por qué serlo necesariamente. Con un poco de planificación, puedes ahorrarle dinero a tu empresa en tu próximo viaje corporativo.

Aquí tienes algunos consejos sobre cómo hacerlo.

 

Planifica tu viaje de empresa con antelación

Una de las mejores formas de ahorrar dinero en los viajes corporativos es planificar todo con antelación. Si sabes dónde quieres ir y cuándo, puedes aprovechar los descuentos por anticipado, así como hallar otras ofertas.

Además, planificar también te da más tiempo para buscar ofertas en vuelos, hoteles y coches de alquiler. Y, si puedes ser flexible con las fechas de tu viaje, seguramente podrás encontrar ofertas aún mejores.

 

Ajústate al presupuesto de tu empresa

Al planificar un viaje de empresa, es importante establecer un presupuesto y ceñirse a él. Decide de antemano cuánto estás dispuesto a gastar en vuelos, hoteles, comidas y otros gastos.

Luego, asegúrate de comparar las mejores ofertas y precios. Hay muchas herramientas y recursos en línea que te ayudarán a encontrar los mejores opciones.

Por último, recuerda tener en cuenta los costes adicionales, como los impuestos y las tasas. Si planificas con antelación y tiene en cuenta su presupuesto, puedes ahorrarle dinero a su empresa en tu próximo viaje de negocios.

 

Pide a tus empleados que utilicen el transporte público o vayan a pie en lugar de coger un taxi

Si tus empleados viajan a una ciudad con un buen transporte público, pídeles que lo utilicen en lugar de coger un taxi a todas partes. El transporte público no sólo suele ser más barato que el taxi, sino que también suele ser más rápido y cómodo.

Si el transporte público no es una opción, sugiere a tus empleados que vayan a pie en lugar de coger un taxi. Caminar no sólo es bueno para el medio ambiente, sino que también es una forma estupenda de ver más de la ciudad. Además, ¡es gratis!

Asimismo, puedes sugerirle a tus empleados que tomen taxis o coches subcontratados colectivamente. De este modo, pagarán la tarifa entre todos.

 

Busca un hotel que ofrezca desayuno y WiFi gratuitos para tus empleados

Cuando reserves habitaciones de hotel para tus empleados, busca uno que ofrezca desayuno y WiFi gratuitos. 

El desayuno puede ser un gasto importante cuando se viaja por negocios, así que poder obtenerlo gratis puede ahorrarle mucho dinero a tu empresa. Y el WiFi gratuito siempre es apreciado por los empleados que necesitan estar conectados mientras están de viaje.

Sin embargo, dependiendo del destino, hallar un hotel con estas características puede ser complejo. Por este motivo, te recomendamos prestar atención a la relación entre calidad y precio a la hora de escoger un gran hotel que se ajuste a tu presupuesto de viajes corporativos.

¿Cómo hallar un buen hotel atendiendo a la relación entre calidad y precio? Primero, debes saber que buscar un hotel de este modo también puede ser desafiante. 

No obstante, si sigues en cuenta algunos factores esenciales, como la calidad del hotel, la ubicación y el precio, tendrás éxito en tu elección de alojamiento para tu viaje corporativo.

Te ofrecemos los siguientes consejos para buscar un hotel bueno en cuanto a calidad y precio:

Usa la tecnología

En la actualidad, puedes acudir a Internet y plataformas de planificación de viajes o reseñas de establecimientos para hallar ese hotel anhelado. Las plataformas de viajes te ofrecen todo para que notes diferencias entre los hoteles.

Si estás buscando un recurso así para, por ejemplo, hallar un alojamiento corporativo, puedes acudir a TravelPerk. Travel Perk te ofrece soluciones para gestionar tus viajes, controlar gastos y tener experiencias corporativas en congresos, conferencias y cierres de negociaciones.

Compara precios

Puedes usar plataformas en Internet para comparar los precios de los hoteles, de modo que halles uno que se ajuste a tu presupuesto sin sacrificar la calidad.

Considera reseñas y recomendaciones

Finalmente, puedes pedirle recomendaciones a tus socios, colegas y empleados sobre qué hotel es mejor. Aparte, si te comunicas con tus empleados y los involucras en la toma de decisiones sobre los hoteles, podrás elevar su moral, motivarlos y mejorar sus niveles de productividad en el trabajo.

Igualmente, puedes usar Google o plataformas como Yelp para ver cómo de bueno es un hotel desde la perspectiva de los huéspedes.

 

Sugiere a tus empleados que lleven bocadillos y bebidas

Si los viajes son cortos, y entre ciudades o pueblos, puedes pedirles a tus empleados que economicen llevando sus propios bocadillos o bebidas.

Y si los viajes son internacionales o requieren movilidad en avión, puedes recomendarles que no consuman la comida costosa de los aeropuertos, y que lleven alimentos saludables preparados en casa.

Mediante esta estrategia puedes reducir costos para ti y para ellos y también incentivar una alimentación saludable que contribuya a su bienestar.

Adicionalmente, puedes proporcionarles guías para comprar comidas y bebidas saludables y económica en el aeropuerto y también puedes proveerles recomendaciones sobre cómo ahorrar en alimentación. Esto será útil para el consumo de alimentos en aeropuertos, puesto que ni tú ni tus empleados dependerán de opciones costosas.

Sea cual sea el camino que elijas, sugerirle a tus empleados que lleven comida les ahorrará dinero a ellos y a ti, como empresario.

 

Reserva vuelos con una o dos conexiones en lugar de vuelos directos para tus empleados

Los vuelos directos pueden ser más cómodos para tus empleados, pero suelen tener un precio más elevado que los vuelos con una o dos conexiones. 

Si tu objetivo es ahorrar dinero, reserva vuelos con conexiones en lugar de vuelos directos siempre que sea posible. Sólo asegúrate de dar a tus empleados suficiente tiempo entre las conexiones para que no pierdan su vuelo.

¿Cómo elegir el mejor vuelo de estas características para tus empleados? Aquí te presentamos seis consejos para escoger el mejor vuelo.

Compra tu vuelo con semanas de antelación

Los viajes de última hora suelen ser los más costosos. Si tienes el chance de hallar un vuelo meses antes de tu viaje corporativo, tendrás un ahorro significativo. No obstante, si esto no es posible, es importante que compres tu vuelo con, al mínimo, dos semanas de antelación.

Contempla la hora de salida

La hora de salida también determina qué tan conveniente puede ser reservar cierto vuelo. Generalmente, los vuelos nocturnos suelen ser más económicos que los diurnos. Si decides comprar vuelos nocturnos, solo asegúrate de que tus empleados hayan descansado lo suficiente con anterioridad.

Elige bien el aeropuerto

El aeropuerto también es determinante a la hora de reservar vuelos. Por ejemplo, volar a un aeropuerto regional más pequeño puede ser más económico que viajar a un gran aeropuerto internacional. Sin embargo, ten en cuenta el tiempo extra de viaje hacia y desde el aeropuerto.

Compara las aerolíneas

Las diferentes aerolíneas ofrecen diferentes niveles de servicio, y diferentes precios. Investiga un poco para encontrar la aerolínea que mejor se adapte a tus necesidades y presupuesto. En esto, las plataformas para gestionar viajes también pueden ser muy útiles.

Considera los vuelos sin escalas

Puede ser tentador reservar un vuelo más barato con varias escalas, pero ten en cuenta el tiempo y la energía que gastarán tus empleados haciendo conexiones.

Un vuelo sin escalas puede merecer el coste adicional en algunas ocasiones. En ambos casos, es importante que conozcas las limitaciones y posibilidades de estos tipos de vuelos.

¿Cuáles son las desventajas de un vuelo con y sin escalas? Los vuelos con varias escalas suelen ser más económicos que los vuelos sin escalas. Esto se debe a que las compañías aéreas pueden vender más billetes para una ruta determinada cuando ofrecen varias paradas.

Además, las aerolíneas pueden programar escalas en momentos en los que la demanda es baja, lo que les ayuda a llenar sus aviones y a evitar volar con asientos vacíos.

En contraste, la principal desventaja de los vuelos con varias escalas es que tardan más y siempre existe el riesgo de que se produzcan retrasos o se pierdan conexiones. Esto es particularmente perjudicial cuando se trata de viajes corporativos.

Los vuelos sin escalas son más caros que los de varias escalas, pero también son más rápidos y cómodos. Si viajas con una agenda apretada, como sucede en un viaje corporativo, un vuelo sin escalas es probablemente tu mejor opción.

En la planificación de tu viaje corporativo, existe un dato que debes considerar: las compañías aéreas a veces reservan en exceso sus vuelos sin escalas, por lo que siempre existe el riesgo de que te cambien a un vuelo posterior.

Y si tu avión se retrasa o se cancela, podrías quedarte tirado en tu destino o sin una forma fácil de volver a casa.

Comprueba si hay descuentos

Muchas compañías aéreas ofrecen descuentos para empresas, así que asegúrate de preguntar por ellos antes de reservar. No escatimes esfuerzos en esta búsqueda de descuentos.

 

Conclusión

Siguiendo estos sencillos consejos, puedes ayudar a tu empresa a ahorrar dinero en su próximo viaje corporativo. Planificar con antelación, ajustarse a un presupuesto y tener en cuenta los pequeños gastos puede suponer un gran ahorro.

Y no lo olvides: sugerir a los empleados que utilicen el transporte público o que vayan a pie cuando sea posible también puede hacer que tu empresa ahorre algo de dinero. ¿A qué esperas? Empieza a planificar tu próxima escapada de empresa hoy mismo.
 

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